תזכיר, או תזכיר, הוא מסר המותאם לקהל ספציפי שיודיע לו על משהו. תזכירים הם מסמך משרדי כללי, כך שהם יכולים לכסות מגוון רחב של נושאים ולהפיץ אותם בעותקי נייר, בפקס או בדוא ל. באופן כללי, רשמיות התזכיר שלך תלויה בארגון שבו אתה עובד ובאופי המשפטי של הנושא. תזכיר שיפוץ מבנים הוא בדרך כלל לספר לדיירים, עובדים, בעלים או עובדים על שיפוץ הכרחי שישפיע על סביבתם. למד כיצד לכתוב תזכיר לשיפוץ מבנים.
צעדים
שלב 1. בקש עותקים של תזכורות קודמות
אתה יכול לקבל תחושה של הטון והפורמליות של הארגון שלך על ידי התבוננות בדוגמאות של הודעות עבר. בקש מהממונה שלך לספק רק את הדגימות שהן מרוצות מהן.
שלב 2. השג עותקים של פרטי יצירת קשר לכל אלה שנפגעו מתזכיר זה
יהיה עליך לשלוח לכל צד עותק, ויכול לקחת מספר ימים או שבועות עד לקבלת כל הכתובות או הדוא ל הדרושים.
שלב 3. אסוף את כל העובדות הנחוצות להוכחת הצורך בשיפוץ מבנה
אם מועצת דיור או דירה קיבלה בקשה לאישור השיפוצים, בקשו העתק של ההצעה, כך שניתן יהיה לבקש אותה או להפיץ אותה. ככל שהשיפוץ גדול יותר, כך תזדקקו ליותר הוכחות.
שלב 4. קבע מועדים
עבור שיפוצים גדולים, ייתכן שתרצה לשלוח את התזכיר זמן רב מראש כדי שיוכלו לבצע את התאמות הנדרשות. אם השיפוץ הוא הרגע האחרון, החליטו את התאריך והשעה שבהם הוא יתרחש, כולל זמן לאנשים לעשות את מקום האירוח שלהם.
שלב 5. כתוב מתאר של התזכיר שלך
כל כתיבה עסקית משמשת לשכנע את הקורא במשהו. תחת כותרות, צור טיוטה הכוללת את נושא התזכיר, התיאור, המועדים והתאריכים, ההוכחה ופרטי יצירת הקשר להמשך.
שלב 6. בנה את התזכיר שלך
השתמש בלוגו ובמבנה החברה, אם זה יהיה תזכיר שיופק בשם חברה. להלן הנחיות לעיצוב תזכיר:
- הנח את שם הנמען בפינה השמאלית העליונה של מסמך עיבוד התמלילים. זה יכול להיות שם כללי או ספציפי, אבל הוא צריך להיות מזוהה בקלות, כך שהאדם יודע שהתזכיר של שיפוץ הבניין מתייחס אליהם.
- לאחר מכן, הקלד את האדם, האנשים או החברה שכותבים את התזכיר. אם אתה כותב את התזכיר עבור מחלקה או חברה, ייתכן שיהיה עליך לבקש אישור לפני שליחת התזכיר תחת שם של מישהו אחר.
- מקם את התאריך למטה. תזכורות צריכות להיות מופקות די מהר, כי בדרך כלל הן מבקשות ממישהו לשים לב למשהו בזמן.
- כתוב את נושא תזכיר שיפוץ הבניין, תוך שימוש במילות התיאור הטובות ביותר האפשריות. לדוגמה, במקום לכתוב "נושא: שיפוצים בבניין", כתוב "תיקון מעליות, 30 באוגוסט 6:00 עד 8:00".
- כתוב את גוף ההודעה. כתוב את המטרה, מדוע יש צורך בשיפוץ, מדוע השיפוץ מועיל לקורא וההוכחה הדרושה, כגון קוד הבנייה או בעיות בטיחות. היו ישירים; נסה לא לכלול כתיבה שאינה תומכת במסר שלך.
שלב 7. כלול נקודות כדורים או רשימות, במידת הצורך
סביר יותר שאנשים יקראו תזכורות שאינן גושי טקסט. מכיוון שתזכירים הם לא פורמליים למדי, אתה יכול ליצור רשימות עם תבליטים או להשתמש בטקסט מודגש כדי להדגיש חלק מסוים של המועד האחרון לשיפוץ או למטרה.
שלב 8. ערוך את התזכיר שלך לדף אחד
אם אתה נותן תזכיר להרבה אנשים, הדרך הטובה ביותר להבטיח שהם יקראו אותה היא לשמור אותו קצר. אם הוא ארוך מדי והמטרה לא ברורה מיד, הם עשויים להניח אותו עד שיהיה להם זמן פנוי.
זה לא נכון לגבי תזכיר משפטי וכמה תזכירים של חברות הכוללים בניית דוחות או הצעות דירקטוריון. וודא שאתה יודע לאיזה אורך הקהל שלך מצפה
שלב 9. הוכח את התזכיר שלך עבור שגיאות כתיב ודקדוק
אם כישורי הכתיבה שלך אינם חזקים, תן אותו לממונה או לעמית שיוכל לערוך אותו.
שלב 10. חתום על המכתב
ברגע שהוא יאושר, תרצה לחתום ולתארך אותו כדי להפוך אותו לרשמי. כלול את פרטי ההתקשרות שלך ואת פרטי ההתקשרות של כל מי שאליו הם יכולים להפנות שאלות בתחתית התזכיר.
שלב 11. כלול קבצים מצורפים הדרושים
הדפס עותקים של התזכיר והקבצים המצורפים לכל אחד מאנשי הקשר שלך. הידוק אותם לתזכיר לפני מסירתם.
שלב 12. העבירו את התזכיר שלכם בזמן
אנשים יצטרכו זמן לתכנן תוכניות במהלך שיפוצים, לכן נסו להוציא אליהם את המידע כאשר הוא יפורסם.
