הצהרת עבודה (SOW) היא מסמך (ובדרך כלל חוזה משפטי) המסדיר את ההבנה בין קבלן ללקוח. עבור כל פרויקט, ה- SOW מפרט את השירותים הספציפיים שיימסרו (בדרך כלל, מחולקים למשימות נפרדות שיש לבצע), את הזמן בו יש לבצע את המשימות והשירותים האלה, ואת הסכום ואת מועדי התשלום לתשלום. מטרתו הבסיסית היא לשמש מפת דרכים לפרויקט ולתעד את ציפיות הצדדים. זה צריך להיות תיאור ברור ופשוט באנגלית של "למה", "מי", "מה", "איך", "מתי", "איפה" ו"כמה?"
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: בהתאם להנחיות הכלליות
שלב 1. כתוב את ה- SOW לפני תחילת העבודה
SOW נוצר בדרך כלל לאחר סיום המשא ומתן על חוזה הליבה אך לפני תחילת כל עבודה בפרויקט. אולם לפעמים (במיוחד בפרויקטים רגישים לזמן) המשא ומתן עשוי להימשך לאחר תחילת העבודות וה- SOW לא יסתיים עד שהפרויקט יצא לדרך.
שלב 2. חקור את פורמט ה- SOW הנדרש
אין SOW סטנדרטי אחד מכיוון שלענפים ופרויקטים שונים יש תוצרים וזרימת עבודה שונים. זריעה טובה היא זריעה מותאמת אישית.
שלב 3. קבל את זה נכון בפעם הראשונה
למרות שבדרך כלל ה- SOW המקורי עצמו אינו מתוקן, בדרך כלל נעשה שימוש בהסכם צד נפרד שנקרא צו שינוי לשינוי תנאי ה- SOW. מומלץ לכלול טופס ריק של הזמנת שינוי עם ה- SOW. זכור, שינוי הזמנות יכול להעלות את עלות הפרויקט. SOW כתוב היטב יכול לסייע בהפחתת הצורך בצו שינוי. אף לקוח לא רוצה להיות במצב בו הציפיות הספציפיות שלו לא נותרות ללא תיעוד, מה שעלול להוביל לעיכובים, לעלייה הכוללת או לחוסר שביעות רצון.
שיטה 2 מתוך 2: שליטה בסגנון ומפרטים ב- SOWs
שלב 1. כלול את המטרה
חלק זה עונה על השאלה "מדוע?" זוהי סקירה ברמה גבוהה של הפרויקט ויעדיו. תיאורים כלליים מקובלים בעת ניסוח "מבט ממעוף הציפור" הזה של הפרויקט, אך הימנעו משפה שניתן לפרש אותה ביותר מדרך אחת. תהיה ברור; לתאר מטרות ניתנות למדידה וניתנות להשגה שניתן להשיג אותן באופן ריאלי במסגרת הזמן שצוינה.
שלב 2. כלול דיון על היקף
סעיף זה מספק הצהרה סופית (ללא אפשרויות או חלופות) של "מה?" ואיך?" מה העבודה? כיצד הוא יתגשם? או, לעתים קרובות, מהו לא העבודה ומה לא יושג. מהן ההנחות? אילו תוצרים (פריטים שהקבלן מציג בפני לקוח לבדיקה ואישור) מיוצרים? מה, מלבד התוצאות, חייב לקרות מבחינה אדמיניסטרטיבית (ניהול פרויקטים) מבחינת דיווח התקדמות, מעקב אחר זמן ותקשורת אחרת.
שלב 3. הוסף מיקום, במידת האפשר
חלק אופציונלי זה מתאר היכן תבוצע העבודה (אם רלוונטי).
שלב 4. כלול מסגרת זמן
סעיף אופציונלי זה מציין את הזמן הכולל המותר להשלמת הפרויקט, את השעות המרביות לחיוב לפרק זמן וזמנים ספציפיים לביקורות רשמיות או לאבני דרך אחרות של הפרויקט.
שלב 5. הגדר את לוח הזמנים
סעיף זה קובע אילו משימות יש להשלים באיזה תאריך/שעה, ומי אחראי לכך. תיאורי המשימות והתוצאות (בעיקר ניתנות לתוצאה) צריכות להיות מפורטות, חד משמעיות ופשוטות כך שקל להבין אותן. מלבד התוצאות, לוח הזמנים עשוי להכיל ערכים לבדיקת אבטחת איכות, בדיקת צרכנים ודוחות התקדמות.
- למרות שלוח הזמנים צריך להיות ספציפי, אל תתמקד ב"איך "מכיוון שזה יכול לשים מכשולים רבים מדי לפני השלמת הפרויקט המוצלח. מספיק תיאור בסיסי של המתודולוגיה הנדרשת לשימוש.
- לוח הזמנים כולל לעתים קרובות פרטים על קריטריוני קבלה (למדידת איכות התוצאה) ואבני דרך לתשלום (בדרך כלל עם קבלת תוצאות מפתח), אם כי ניתן לתאר אותן בפרק אחר ונפרד.
שלב 6. כלול סעיף בנושא קבלה
חלק זה מתאר את המנגנון כיצד הצדדים יקבעו אם המוצר או השירות מקובלים. הקריטריונים יכולים לנוע בין תקני איכות הניתנים למדידה למספר בדיקות מוגדר, אך בכל מקרה חייבים להשאיל את עצמם להערכה אובייקטיבית.
שלב 7. ציין את התקנים
סעיף זה מתאר כל תקני תעשייה שיש לעמוד בהם כדי למלא את החוזה. במקום לשחזר פיזית את תקני התעשייה ב- SOW, די בהתייחסות לסטנדרטים מספיקים.
שלב 8. כלול את כל דרישות כוח האדם
סעיף זה מפרט את כל דרישות כוח העבודה המיוחדות, למשל, מספר העובדים המאיישים את הפרויקט, דרישות השכלה (תארים או אישורים).
שלב 9. שימו לב למחיר
חלק זה עוסק בשאלה "כמה?" האם התשלום הוא תשלום קבוע? כיצד משתנים ההוצאות/העלויות? האם התשלום יבוצע כסכום חד פעמי או בתשלומים? מהו לוח התשלומים? האם יש אבני דרך לתשלום?
שלב 10. כלול הנחות כלשהן
רוב הפרויקטים מחלחלים על ידי אלמונים שונים, שעל הצדדים להניח מגוון הנחות. בעיקרו של דבר, ההנחות הן התנאים שהקבלן מצפה שיתקיימו כדי להשלים את הפרויקט בהתאם לתנאי ה- SOW. לדוגמה, הקבלן עשוי להניח שעובדיו יקבלו גישה לרשת המחשבים של הלקוח על מנת להתקין את התוכנה הניתנת למסירה. סעיף ההנחות צריך לזהות כמה שיותר הנחות כאלה ולהגדיר תכנית מגירה או את ההשלכות במקרה שהנחות כלשהן נכשלות.
שלב 11. כלול פרמטרים לניהול פרויקטים
חלק זה מתאר את תהליך הניטור אחר התקדמות הפרויקט. כלול פריטים כגון: פגישות שבועיות, דוחות סטטוס קבועים, דוחות התקדמות שוטפים ופגישות צוות ניהול פרויקטים. חלק זה הוא גם מקום טוב לתאר כל התחייבויות נוספות שעלולות לנבוע מהפרויקט, כגון תחזוקה ותיקון לאחר התכנון הראשוני ו/או ההתקנה.
טיפים
- אם הדבר רלוונטי, בדרך כלל האינטרס של הלקוח הוא לעכב חלק מהתשלום הסופי עד להראות כל התשלומים עובדים יחד.
- באופן כללי, SOW מנוסח היטב לא צריך להתייחס למסמכים חיצוניים (מלבד תקנים בתעשייה).
- הקפד ללכוד את כל ההבטחות שניתנו במהלך הצגות מכירות ומשא ומתן חוזה ב- SOW שלך לפני שהפרויקט יוצא לדרך.
- בפירוט לוח הזמנים, השתמש בשפת לוחות שנה המאפשרת גמישות מסוימת. למשל, "חודשיים לאחר X, Q. A. הבדיקה תושלם ", במקום" ב -5 ביוני, Q. A. הבדיקה תושלם. " זה מאפשר לפרויקט להתנהל בצורה חלקה (ללא הזמנות שינוי) במקרה של עיכוב מוקדם יותר בתהליך.
- ניתן להגדיר את ה- SOW כ"סודי ". אם כן, ה- SOW צריך להכיל חלק קצר המתאר את ההשלכות (בדרך כלל קנס כספי קבוע) על כל הפרת סודיות.
