תיוק הוא לרוב משימה הכרחית לעבודה ובבית. אם אתה מדלג על הגשה יותר מדי זמן, אתה יכול לצבור ערימה גדולה של נייר שייקח שעות או אפילו ימים למיון. כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נטול עומס, עיין בכל הניירות שאתה מקבל מדי יום. לאחר מכן, צור מערכת תיוק שעובדת עבורך. השתמש במערכת שלך למיון ניירות כך שתוכל לגשת למסמכים חשובים בקלות בכל עת שתצטרך!
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: טיפול בזרימת הנייר היומית שלך
שלב 1. צור קופסה מרכזית לאחסון ניירות עד שתוכל למיין אותם
תיבה מרכזית היא המקום שבו אתה שם את כל הניירות המופיעים על שולחן העבודה שלך או מתיבת הדואר שלך מדי יום. זה עשוי לעזור לך להישאר מאורגן עד שיהיה לך זמן למיין ולטפל בכל פריט.
- אתה יכול להשתמש בקופסת קרטון קטנה כמארז המרכזי שלך, או לקבל קופסה מיוחדת, סל או מגש למטרה זו.
- הנח את הקופסה בפינת השולחן שלך, על שולחן ליד דלת הכניסה שלך, או במקום אחר שנראה לעין כדי שלא תשכח מזה.
שלב 2. עברו מדי יום בתוך התיבה והניחו בצד פריטים חשובים
תסתכל על כל אחד מהפריטים בתיבה פעם ביום כדי לחפש פריטים הדורשים תשומת לב מיידית שלך. אלה עשויים לכלול חשבונות שיגיעו בקרוב, הזמנות למסיבות או טפסים תלויי זמן. שים פריטים אלה בצד כך שתוכל לטפל בהם באופן מיידי.
ייתכן שתרצה לקבל קופסה שנייה בצבע שונה מהקופסה הראשונה להכניס לתוכה פריטים דחופים. לדוגמה, תוכל לקבל קופסה אדומה המציינת שמדובר בפריטים דחופים
שלב 3. הנח פריטים שברצונך לרשום בתיבת תיוק
שמור תיבה שלישית ליד התיבה המרכזית והתיבה הדחופה. השתמש בזה כנקודת האיסוף שלך לפריטים שברצונך להגיש. זה יעזור לך לשמור אותם מסודרים עד שאתה מוכן להגיש אותם.
ודא שהקופסה הזו בצבע שונה מהקופסאות האחרות. אחרת, אתה עלול לערבב את הקופסאות
שלב 4. השליכו פריטים מיותרים לפח מיחזור נייר
כל דואר זבל או פריטים לא חיוניים אחרים המגיעים לארגז שלך יכולים להיכנס ישירות לפח המיחזור. זהה את הפריטים האלה תוך כדי סינון המסמכים והעבר אותם לפח מיד כדי לסייע בשמירה על העומס בתוך הקופסה.
- שמור את סל המיחזור שלך על הרצפה, כך שלא תבלבל אותו עם שאר הקופסאות שלך.
- אם אחד מהפריטים שאינם נחוצים מכיל מידע אישי, גרס אותו לפני השלכתו.
שיטה 2 מתוך 3: בחירת מערכת תיוק
שלב 1. ייעד קובץ חודשי ויומי אם יש לך הרבה משימות לנהל
זו ידועה בשם מערכת התיוק של Tickler וזו דרך מצוינת לעקוב אחר מה שאתה צריך לעשות כל יום. ייעד תיקיית קבצים לכל חודש ותיקייה לכל יום בחודש. לאחר מכן, הכנס פריטים לקבצים. הגש את הפריטים לפי התאריכים שאתה צריך לעבוד עליהם.
לדוגמה, אם אתה צריך לשלם חשבון ב -23 בספטמבר, הכנס את החשבון לתיקייה לתאריך זה
שלב 2. הקבץ תיקיות באלפבית כדי לשמור מסמכים חשובים בהישג יד
תיוק אלפביתי שימושי למציאת קבצים לאנשים בודדים, עסקים או נושאים. זה עשוי להיות אידיאלי אם יש לך הרבה לקוחות ואתה רוצה לשמור קובץ על כל אחד מהם, או אם אתה רוצה דרך פשוטה לנהל את הגשת הבית שלך.
- הקפד למקם קודם כל את שם המשפחה של אנשים על תוויות קבצים, כגון "ג'ונס, סוזן" או "ווטסון, דיוויד".
- התעלם ממילים כמו "The", "A" ו- "An" בעת הגשת שם העסק. לדוגמה, אם יש לך לקוח שהעסק שלו נקרא "אלת העוגה", תגיש לפי "C" ב"עוגה ", והתעלם מה-" T "ב"ה" בעת הגשתו.
שלב 3. בחר מערכת תיוק מספרית לצרכי הגשה לטווח קצר
אם יש לך פרויקט לטווח קצר שאתה רוצה לשמור עליו רשומות, מערכת תיעוד מספרית עשויה לפעול בצורה הטובה ביותר. זה כאשר אתה מקצה מספר לכל מסמך ומגיש אותו לפי מספר. עם זאת, זכור כי יהיה עליך גם לעקוב אחר המסמך המתאים לאיזה מספר, כגון באמצעות גיליון אלקטרוני.
- לדוגמה, תוכל להקצות את כל הפריטים שקיבלת במהלך השבוע ה -14 במרץ לתיקיית קבצים שכותרתה 1, ולאחר מכן את כל הפריטים לשבוע ה- 21 במרץ בקובץ שכותרתו 2 וכן הלאה.
- אפשרות נוספת היא לתייג את הקבצים לפי תאריך ולארגן אותם באופן כרונולוגי. לדוגמה, ניתן לשמור פריטים שהתקבלו ב -2 במאי 2018 בקובץ שכותרתו 5/2/2018.
שלב 4. הצבע את קוד הקבצים שלך בכדי להפוך את מציאת הפריטים לקלים ומהירים
לייעד צבע לכל קטגוריה של הקבצים שלך. זה יעזור לך לאתר קטגוריית קבצים במבט חטוף.
- לדוגמה, השתמש באדום עבור חשבונות רפואיים, כחול עבור מסים, וירוק לביטוח.
- כדי לקודד קבצים מספריים או אלפביתיים, הקצה צבע לטווח מספרי או אלפביתי, כגון הפיכת קבצים 1-25 או A-G ירוק, 25-50 או H-M סגול ו-50-75 או N-R צהוב.
שלב 5. כלול מידע רלוונטי נוסף על תיקיית הקבצים
הוספת מידע נוסף לתיאור תוכן הקובץ או כל פעולה הנדרשת תעזור גם היא להפוך את מערכת התיוק שלך ליעילה יותר. לשם כך, ייתכן שתרצה להוסיף אחד או יותר מהפריטים הבאים:
- מספר קובץ או שם
- כותרת הקובץ
- תאריך פתיחת וסגירת הקובץ
- שם המחלקה או הצוות
- מספר שיא מחשב
- תאריך ההשלכה ושיטת הסילוק
שיטה 3 מתוך 3: ארגון מסמכים לקבצים
שלב 1. הנח את המסמך העדכני ביותר על גבי הקובץ
השתמש בתאריך המופיע במסמך כדי לעזור לך לעשות זאת. לאחר שהמסמכים שלך מוכנים להגשה ומערכת התיוק שלך מוגדרת, תוכל להתחיל להציב פריטים בקבצים. הקפד תמיד לשמור את המסמכים העדכניים ביותר עבור כל קובץ ממש למעלה, כך שיהיה קל לגשת אליהם.
לדוגמה, אם יש לך קובץ לביטוח בעל הדירה שלך, הרי שתרצה להציב בראש התיק את הרשומה העדכנית ביותר של ביטוח הדירה בתשלום שלך
שלב 2. שמור קבצים מצורפים עם המסמכים שהם מתייחסים אליהם
אם יש לך קבלות רלוונטיות או מסמכים אחרים שצריך לשמור יחד עם מסמך אחר, הקפד לשמור אותם יחד באותו קובץ. אולי אפילו תרצה להדק או לצרף קבצים מצורפים לחלק האחורי של המסמך.
לדוגמה, אם יש לך קבלה לתשלום חשבון החשמל שלך, הידוק אותו מאחורי החשבון למקרה שתצטרך להפנות אליו
שלב 3. הנח מסמכים גדולים במעטפות נפרדות
אתה יכול להגיש מעטפות אלה מאחורי הקבצים שהם קשורים אליהן. הקפד לכלול תיאור התוכן בחזית המעטפה. זה יעזור לחסל את העומס בקבצים שלך ולשפר את היעילות של מערכת התיוק שלך.
לדוגמה, אם יש לך את שרטוטים לפרויקט שאתה עובד עליו, תוכל למקם אותם במעטפה גדולה
שלב 4. הגש את המסמך המקורי והיפטר מכל העותק
אי הגשת כפילויות תעזור למנוע בלבול כאשר אתה מחפש פריט בקבצים שלך. אם אתה נתקל בכפילים כלשהם, השלך ורק תגיש את המסמך המקורי.
אם אינך בטוח איזה מסמך הוא המקור, ייתכן שיהיה עליך להגיש את שני הפריטים כדי להיות בטוח שיש לך את המקור. עם זאת, נסה לא לעשות זאת לעתים קרובות מדי, אחרת הקבצים שלך יצטברו במהירות
טיפים
- אם אינך בטוח אם להגיש או למחזר פריט או לא, שמור אותו למשך 30 יום ולאחר מכן העריך אותו מחדש.
- סריקת מסמכים לא חיוניים היא דרך טובה נוספת לנקות את עומס הנייר תוך שמירה על המידע במסמך למקרה שתזדקק לו.
